重庆人文科技学院
关于印发《会议管理办法（修订）》的通知
重人科〔2021〕162号
各二级学院、各部门：
为进一步转变工作作风、规范学校各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，严肃会议纪律，学校对《会议管理办法》进行了修订，并经2021年11月22日校务会审议通过，现印发给你们，请结合自身实际，认真遵照执行。
特此通知
重庆人文科技学院
2021年11月24日
重庆人文科技学院会议管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步转变工作作风、规范学校各类会议的组织与管理，提高会议质量和效率，严肃会议纪律，结合学校实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于以学校名义召开，事关学校事业发展并有学校主要领导参加或主要领导同意召开的会议。主要包括学校党委会、校务会、全校性大会、全校性工作会议、专题工作会议、各类委员会（领导小组会）、各类代表大会、年度性大会、纪念（庆祝、表彰）性大会、学术研讨会等。
第二章 会议召开的原则
第三条 规范。未经学校党委、行政批准，不得召开全校性大会和工作会议。会议组织单位应提前做好会议的申报、审批、筹备、组织等工作，会议相关部门密切配合，分工协作，共同做好会议服务。尽量减少安排临时性会议，使会议组织有序、管理科学。
第四条 精简。会议要注重实效，减少不必要的形式与排场，减少会议数量，缩短会议时间，控制参会人员。从严审批校内各项会议，除学校统一安排和分管联系工作外，原则上校领导不出席一般性会议。议题相近、出席领导与参会人员基本相同的会议，原则上合并召开；前期筹备工作能以非会议形式进行的，原则上不召开协调会；能以文件、电话、网络等形式部署工作的，原则上不召开会议。
第五条 节俭。严格控制会期、规模和经费开支，各类会议原则上均在校内召开。校内召开的会议不铺张浪费，会场布置应俭朴实用。除全校性大会外，其他会议原则上不发放纪念品、不印发领导讲话，会议有关讨论资料以电子资料为主。未经学校批准不得组织校外会议，如确需在校外举行的，事前严格履行审批报备等手续。外出参会人员不得以交流考察为由参加旅游观光等与会议无关的活动。
第六条 高效。坚持“民主、务实、高效”的会风，会议应具备必要性，事先充分准备，广泛听取意见，科学安排议程，开短会、讲短话，压缩会议时间，力戒空话、套话。需要安排讨论的会议，精心设置议题，充分安排讨论时间，发言简明扼要，多提建设性意见，不搞成工作汇报。充分利用现代信息技术手段形式改进会议，倡导网络视频会议。工作会议原则上不安排领导合影。
第三章 会议申报与审批
第七条 学校党委会、校务会议题由呈报单位拟定，于会前3个工作日通过OA流程进行提交，会议议题由党政办公室进行汇总并呈主要校领导审定后统一安排上会，原则上每两周召开一次。
第八条 全校性大会原则上列入学校年度党政工作要点，由归口单位牵头成立会务工作组，制定会议实施方案，经上级有关部门或学校主要领导审批，根据会议日程召开。
第九条 全校性工作会由学校主要领导研究决定后召开。确有特殊情况，由校领导主持召开的全校性临时会议（如临时传达上级会议精神、部署紧急工作等），由主要校领导同意后召开。
第十条 学校各类专题工作会、委员会（领导小组会）、代表大会、年度性大会、纪念（庆祝、表彰）性大会、学术研讨会等由牵头单位提出，并拟定工作方案，经分管校领导（重大会议提请主要校领导审批）同意，通过OA系统进行会议场所申请及报备。
第十一条 全校性会议（活动）由牵头单位于每周五上午12点前通过OA系统进行会议场所申请及报备。学校党政办公室负责汇总编排和发布学校每周会议（活动）安排。原则上各会议的参会人员由会议牵头单位负责通知。
第四章 会议准备与组织
第十二条 全校性大会由党政办公室负责会议准备和组织协调；其他全校性工作会议由相关职能部门负责会议准备和组织协调，相关单位配合。专题工作会议、各类委员会（领导小组）会议、学校承办的各类会议等由会议牵头单位或承办单位负责会议准备和组织协调，并做好会议材料准备、整理、归档工作。需要多个部门共同参与的，会议牵头单位或承办单位可提请分管校领导协调，其他单位配合。
第十三条 学校各类会议由学校党政办公室总体协调，统筹安排，统一管理。举办国际性会议应提前将方案报国际交流与合作处、党委宣传部、党委保卫部审核，并按规定报市级相关部门审批。未经批准，任何单位和个人不得以学校名义召开，任何校外单位、机构、团体和个人不得使用校内场所举办各类活动和会议。
第十四条 学校召开的全校性会议，主要校领导的讲话稿原则上由学校党政办公室起草；职能部门承办的全校性会议，会议报告、领导讲话、领导致辞等，由会议组织单位根据会议内容和要求负责起草，送相关校领导审定后，报学校党政办公室备案。
第十五条 由分管校领导召集、相关单位负责人参加的专题工作会、协调会等，如需多位校领导参会，由主要校领导或指定校领导召集并主持会议。校领导碰头会由主要领导临时召集并主持，由党政办公室负责组织和会务工作，相关部门配合。归口各职能部门的工作会等，由主办的职能部门负责组织和会务工作。
第十六条 会议安排
（一）会前
调研与协商。需提请会议讨论决定的事项，有关单位应在会前充分调研、协商和征求意见，提出建议方案，汇报要简明扼要；需校领导审议的制度性文件，应在合法性审查、评估论证等程序后，提前3-4个工作日将分管或主要领导同意后的电子和纸质材料提交学校党政办公室，并附上文件制定或修订的目的、意义、主要（改动）内容、存在问题、反馈时间等相关事项，由党政办公室统一提前呈报校领导审阅；需印发会议材料的，原则上应提前3-4个工作日告知和提交会议主办单位。
做好会议筹备工作。会议承办单位要提早落实会议召开的时间、地点、出席人员、议程、会议材料及会务要求，及时通知参会人员，提前邀请好与会领导和嘉宾。按照会议室管理相关规定，布置好会场。
（二）会中。会议承办单位应认真安排好会议签到、入场就座、会议进程、会议材料，维持会场秩序，做好会议记录和会议服务等工作。
（三）会后。会议承办单位要及时编写会议简报、新闻报道，整理会议记录纪要，必要时需将会议纪要按程序制文或报主要领导阅知；督促落实会议形成的决议决定等。
第五章 会务管理
第十七条 全校性大会的会场布置和会务工作由党政办公室负责，相关职能部门配合。职能部门承办（牵头）的全校性大会的会场布置和会务工作由承办（牵头）部门负责，党政办公室配合。其他会议会场布置和会务工作由承办（牵头）单位负责。
第十八条 未经允许，各单位不得随意使用、移动、拆卸、会议室室内设施设备和办公用品，不得随意悬挂、张贴会标或其他会议资料，不得挪作它用。随意使用、移动、拆卸或挪作他用，导致设施设备和办公用品损坏、丢失的，由责任单位按要求还原或赔偿。各会议所需的特殊设备，除全校性会议外，原则上由各单位自备。
第十九条 各承办（牵头）单位应负责承办（牵头）会议的会场环境，各单位应自觉配合维护好环境卫生，不在会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不随处粘贴，乱涂乱画。
第二十条 使用部门在会议室使用完毕后，须检查会议室设施设备及办公用品，确保所用设施和办公用品完好。注意切断电源，关好门窗，并及时通知党政办公室，以防止意外事故发生。
第六章 涉密会议管理
第二十一条 涉密会议原则上由党政办公室统筹协调；各职能部门承办的涉密会议须提前3个工作日向党政办公室报备，并提交会议方案，由党政办公室请示学校领导。涉密会议的地点、设施设备、参会人员等，必须严格按照保密规定具备相应保密条件。会议召开前，会务人员应严格按要求检查核实有关保密条件，各参会人员应上交个人移动电子设备。
第二十二条 根据会议内容和需要，严格控制参会人员，严防扩大知悉范围，严禁无关人员列席或旁听。涉密会场内不得使用无线话筒，不得录音录像和拍照，不得使用非涉密笔记本记录涉密事项，不得擅自将会议资料带离涉密会议场所，不得进行宣传报道，不得泄露会议内容或未经公布的事项。
第二十三条 会议结束时，承办单位或党政办公室应对会议及有关场所进行安全保密检查，及时清退有关文件资料，防止资料丢失或泄密。
第七章 纪律与要求
第二十四条 遵守法律法规。学校各级各类会议不得违反国家法律法规和教育方针政策，不得宣传迷信，不搞宗教活动，不干扰学校正常的教学、科研和生活秩序。
第二十五条 严格会议纪律。参会人员应按时出席会议，严禁无故缺席、迟到或早退。各类会议原则上不得顶替参会，如有特殊情况不能出席，应提前履行请假手续并报主办部门备案。参加全校性大会，处级干部请假的，原则上须提交主要校领导审批；处级以下干部请假的，提交分管校领导审批。由各职能部门承办（牵头）的有关会议，有关人员请假的，原则上须提交承办（牵头）部门分管校领导审批，并报承办（牵头）部门备案。
第二十六条 严格保密纪律。学校会议内容如需公开，原则上以会议纪要或下发相关文件资料的形式公开，或由校内新闻媒体进行报道。会议讨论的内容和议定的事项，在未公开之前，参会人员应按会议要求做好保密工作。要求收回的会议资料应如数交回，妥善保管。涉密会议按照涉密会议要求执行。
第二十七条 严明会风会纪。党政办公室协同纪检监察处对会议纪律执行情况，包括会议出勤、履行请假制度及会风会纪等情况进行定期通报。二级单位干部参加会议情况将列为单位及干部个人学年度绩效考核的重要内容。
第八章 附 则
第二十八条 本办法由学校授权党政办公室负责解释。
第二十九条 本办法自发文之日起实施，原有其他文件与本办法不符的，以本办法为准。
