重庆人文科技学院

关于印发《印章管理办法（修订）》的通知

 

重人科〔2022〕36号

 

 

各二级学院、各部门：

为进一步加强印章管理，学校对《印章管理办法》进行了修订，并经2022年1月5日校务会审议通过，现印发给你们，请严格按照规定，认真遵照执行。

特此通知

 

 

重庆人文科技学院       

2022年4月2日       

 

重庆人文科技学院印章管理办法（修订）

 

第一章  总  则

第一条  为进一步规范学校印章管理，根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》（国发〔1999〕25号），结合学校实际，特制定本办法。

第二条  本办法适用于学校党政各级各类印章的管理。

第三条  党政办公室是全校印章的监管部门，负责学校各级各类印章的刻制、启用和废止，负责学校印章的使用管理，监督校内各单位印章的使用管理。

 

第二章  印章的种类和规格

第四条  本办法所指印章包括：

（一）学校党委印章、学校行政印章、学校钢印；

（二）校领导签名章；

（三）各二级学院党组织（党总支、直属党支部）、行政、团组织，以及党政职能部门印章；

（四）各级各类业务专用章；

（五）其他经学校批准使用的印章。

第五条  印章一般为圆形，依性质中间刊党徽或五角星。业务专用印章的形状、样式根据需要并兼顾传统习惯刻制，应含“用途+专用章”字样。名章、签名章不做统一规定。

第六条  印章的尺寸和材质依据国务院国发〔1999〕25号文件及其他相关规定执行。

 

第三章  印章的刻制、启用和废止

第七条  印章的刻制原则上由党政办公室在公安机关指定的印章刻制点刻制。严禁其它任何单位和个人私自以“重庆人文科技学院”名义刻制和使用印章。

第八条  学校党委、行政印章和学校钢印，经上级主管部门审批同意，由党政办公室负责刻制。

第九条  主要校领导签名章，经其本人授权同意，由党政办公室负责刻制。

第十条  学校新成立或名称变更的处级单位印章，由各单位提出申请，经学校审批同意，由党政办公室根据学校机构设置相关文件负责刻制。学校内设机构，如各专项领导小组、委员会等，原则上不刻制印章；需使用印章的，经学校批准，可使用挂靠单位或归口管理部门印章作为代章。已有的此类印章交由归口管理部门负责统一保管。

第十一条  各类业务专用印章及其他印章的刻制，由印章使用单位提出申请，分管校领导审核，报由党政办公室备案，原则上由党政办公室统一刻制。

第十二条  因印章损毁需重新刻制的，由印章使用单位提交情况说明和印章刻制申请，到党政办公室上缴原印章，留存原印章印模，由党政办公室审核后按照第十条相关规定办理。原印章同时作废，交由公安机关销毁或交由党政办公室送综合档案室封存或销毁。

第十三条  因机构撤销、更名等原因停用的印章，必须于发文之日后 5 个工作日内交回党政办公室，办理登记手续，由党政办公室送综合档案室封存或销毁。持印单位不得自行处置。

第十四条  印章刻制完成后，由党政办公室留存新印章印模，办理登记备案和启用手续后方可启用。

 

第四章  印章的管理

第十五条  学校党委印章、学校行政印章、学校钢印、主要校领导签名章由党政办公室专人管理。其他印章由党政办公室代管或由印章使用单位指派专人管理。

第十六条  印章应妥善保管，保管场所应确保安全。不得私自将印章携带出保管场所以外使用；确因工作情况须外带使用的，应经单位主要负责人或董事长批准，并派印章管理人员现场用印。须在校内其它场所用印的，用印单位须事先提出书面申请，经党政办公室批准后，由印章管理人员随同监章。

第十七条  各类印章必须由专人保管，采取措施，确保安全。印章管理人员若有变动，应及时做好印章的交接手续并记录备案。

第十八条  印章管理人员应注意印章日常保养，定期清洗，确保印文字迹清晰。

第十九条  如发生印章遗失，印章使用单位应立即向党政办公室和保卫处报告，按公安机关的相关程序要求备案，并按照第十条相关规定申请重制印章。如找回遗失印章，应立即送至党政办公室。

第二十条  使用学校各类印章，必须办理相应审批登记手续，登记时详细填写用印事由、单位、时间、审批人、用印人、经办人、份数等，以备核查。未经批准擅自使用学校各类印章者，一经发现，给予严肃处理；造成严重后果的，学校将依法追究其法律责任。印章管理人员要对用印留存的材料定期进行整理、归档。

 

第五章  印章的使用

第二十一条  使用范围

（一）学校党委、行政印章的使用范围

1. 以学校名义办理的公文、函件等;

2. 以学校名义签署的合同、协议等﹔

3. 以学校名义颁发的证书、证件材料，如工作证、学生证、毕（结）业证、学位证等;

4. 以学校名义开具的对外联系工作、证明身份等证明材料，如介绍信、委托书、工作证明、学历证明、政审材料等；

5. 其他应加盖学校印章的文件、材料等。

（二）学校钢印的使用范围

用于学校颁发的证书、证件材料的照片压印。

（三）校领导签名章的使用范围

1. 须加盖校领导签名章的证书、聘书等；

2. 须加盖校领导签名章的项目申报书、目标任务书、合同协议书等；

3. 须加盖校领导签名章的日常业务工作材料；

4. 其他经校领导授权可使用签名章的文件材料。

校领导签名章原则上限于主要领导，且不得用于重大事项决策、重要人事任免、重大项目安排、大额度资金使用和合同协议事项的审批环节，不得用于财务相关单据及审批材料。

（四）校内各级各类单位印章的使用范围

1. 向学校报送的请示、报告等;

2. 校内单位之间的业务往来材料;

3. 其他相关业务工作需要加盖单位印章的文件、材料。

校内各级各类单位印章须确保在本单位职责范围内使用，不得超范围使用。不得用于对外签订具有法律效力的契约类文书。

（五）业务专用章的使用范围

用于各授权职能部门开展相关业务所需，不得超出相关业务范围使用。

第二十二条  使用程序

学校各级印章的使用应遵循一事一报、逐级审批的原则，严格执行先审批后用印，谁经办谁首责，谁审批谁负责的要求，具体用印程序如下：

（一）学校党委印章、行政印章、学校钢印的使用程序。

1. 以学校名义办理的各类公文，按照公文处理流程由主办部门拟稿，主办部门负责人核稿，并经分管校领导审核，呈学校党政主要领导审签后用印。有关制度性文件，应在上会讨论前履行合法性审查程序。

2. 以学校名义办理的各类外报材料，按照外报材料处理流程由二级单位拟稿，二级单位负责人核稿，经分管校领导审核，原则上呈学校党政主要领导审定后用印。涉及重要数据、重大经费等内容的，需呈董事长审定后用印。

3. 以学校名义办理的涉及经济往来的各类合同、协议，按照合同管理规定及审签流程由用印单位或归口管理部门主要负责人填写学校《重庆人文科技学院行政印章用印审批表（合同、协议、涉及经费类）》（见附件4），分别经本部门负责人、分管领导、党政办公室分管校领导审核后，由党政办公室印章管理人员报董事长审批同意后用印。需提交法务部门审核的,应按流程提交法律顾问或律师审核，并提出修改意见。

4. 以学校名义颁发或办理的各类证书、证件，以及开具的各类证明等材料（学生证明材料按照《重庆人文科技学院学生证明办理办法（修订）》执行），按照用印流程由用印部门经办人填写《重庆人文科技学院党委印章用印审批表》（见附件2）或《重庆人文科技学院行政印章用印审批表（其他类）》（见附件3），经本部门负责人、分管领导、党政办公室负责人、党政办公室分管校领导审核，校长或党委书记审签后用印。

（二）因工作需要使用校领导签名章的，须经校领导本人授权同意后用印，使用范围不得超过其业务工作范围。

（三）业务专用章和校内其他各级各类二级单位印章由持印单位根据本单位工作职责和业务范围，参照本办法，确定其印章使用程序。重要的文件材料必要时要保留领导签字的底稿或者复印件备查。

1. 目前印章暂存党政办公室保管的二级单位（后勤处、基建处、资产处除外）用印，按照用印流程由用印部门经办人填写《重庆人文科技学院部门印章用印审批表》（见附件1），经本部门负责人、分管领导、党政办公室分管校领导审核后用印。

2. 党政办公室、后勤处、基建处、资产处用印，按照用印流程由用印部门经办人填写《重庆人文科技学院行政印章用印审批表（合同、协议、涉及经费类）》（见附件4），经本部门负责人、分管领导、党政办公室负责人、党政办公室分管校领导审核后，由党政办公室印章管理人员报董事长审批同意后用印。

3. 由各二级学院、各职能部门层面组织的会议、活动、比赛等所颁发的奖状、证书等材料，按照相应流程加盖对应二级单位印章。

第二十三条 使用审批形式、责任及要求

（一）学校印章使用申请原则上采取办公系统申请为主，纸质申请为辅的运行形式，申请人应按相应形式的程序要求，清楚填写用印单位、时间、事由、数量等信息。用印审批根据申请形式，相应采取审批人登录办公系统审批或书面签字审批的形式。

（二）各用印单位应由单位主要负责人审批，审批人审批前应审查用印材料的合法（规）性、完整性和准确性，并承担主要的审批责任。其他各级用印审核人负责审查用印人提交的用印材料，提出审查意见，承担该材料相应的审查责任。印章管理人员应核对用印材料及申请审批情况的一致性，如用印内容与申请审批手续及流程不齐全、不一致的，不得用印。

（三）用印时应注意位置恰当，用力均匀，清晰美观。落款单位名称须与印章一致，属代章的应在落款处注明“代章”字样。需加盖骑缝章的，应在相应的连接线或纸页边沿上加盖；需加盖密封章的，应在相应的信封两侧封口处加盖；需加盖钢印的，应在相应证书、证件的个人照片上加盖。

（四）凡有下列情况之一的，印章管理人员应当拒绝用印：

1. 未按规定申请程序审批或审批权限有误的；

2. 内容不完整、不真实、不准确，或者与审批手续不一致，存在明显瑕疵的；

3. 申请在空白的介绍信、证件、证书、单据、纸张等材料上用印的；

4. 申请事由与本校工作、业务无直接关系的；

5. 不予用印的其他情形。

 

第六章  责任追究

第二十四条  党政办公室对各单位的印章管理情况进行不定期检查，对于印章管理和使用中的违规现象及时纠正和处理。

第二十五条  严禁校内任何单位和个人私自刻制印章，严禁伪造和违规使用印章。学校各二级单位不具备法人资格，不得代表学校对外签署任何文件材料，更不得用以对外签订涉及经济往来的各类合同、协议等。

第二十六条  因印章管理和使用不当，给学校或本部门造成损失或不良影响的，学校将追究当事人和有关领导的责任；情节严重的，学校将追究其法律责任；涉嫌犯罪的，移交公安机关处理。

 

第七章  附  则

第二十七条  本办法由学校授权党政办公室负责解释。

第二十八条  本办法自下发之日起执行，原《重庆人文科技学院加强印章使用管理的暂行规定》（重人科〔2017〕285号）文件同时作废。