重庆人文科技学院党政办公室

关于重新启用学校办公自动化系统的通知

重人科办发〔2019〕8号

各二级学院、各部门：

为深入推进学校信息化工作，提高工作效率，经学校研究，决定在全校范围内重新启用办公自动化系统（以下简称“OA系统”）。现将有关事项通知如下：

一、使用对象

OA系统的使用对象为全校教职工。

二、启用时间

试运行阶段：2019年4月

正式运行时间：2019年5月5日

三、试运行主要内容

试运行期间OA系统主要推广公文管理（非涉密文件）、会议管理、事务管理、个人消息、公告服务、资源管理等应用，涉及流程有20个左右，主要有：

1. 办公室发文处理流程；

2. 办公室收文处理流程；

3. 对外报送材料流程；

4. 校内报送材料流程；

5. 用印申请流程；

6. 党委会议题征集流程；

7. 院务会议题征集流程；

8. 上网信息稿件（通知类）审核流程；

9. 会议室申请流程；

10. 用车申请流程；

11. 印章刻制申请流程；

12. 餐票、车票申请流程；

13. 接待用餐申请流程；

14. 办公电话申请流程。

四、人员培训

1. 第一批培训

培训时间：2019年3月21日（已完成）

培训对象：学校领导

培训内容：板块及操作系统应用，主要涉及收文处理、发文处理、对外报送材料审批等流程。

2. 第二批培训

培训时间：2019年4月2日（已完成）

培训对象：各二级单位负责人及OA管理员

培训内容：板块及操作系统应用

3. 第三批培训

培训时间：4月中旬

培训对象：机关职能部门OA管理员

培训内容：职能部门业务流程设置及操作

五、系统管理与技术保障

OA系统运行的组织与管理工作由学校党政办公室负责，技术保障工作由教育信息化建设处负责。各单位在使用OA系统过程中，如发现问题与不足，请及时与学校党政办公室或教育信息化建设处反馈意见和建议，以促进学校OA系统的不断完善。

党政办公室：42464817（系统运行的组织与管理）；

教育信息化建设处：42464987(系统技术支持)。

六、相关要求

（一）加强领导，明确责任

各二级单位要高度重视OA系统的推广使用工作，各单位主要负责人是本单位OA系统使用管理的第一责任人，要亲自督促、带头使用、加强管理。

（二）重点启用，逐步推进

OA系统试运行过程中，将重点从党政办公室流程着手，初步启用公文办理、事务办理等涉及全校层面的办公流程。通过技术培训，全面启用系统后，各二级单位可从本单位着手，设置本单位相关的业务流程，逐步实现学校纸质办公向无纸化办公的过渡。

（三）严格设置，强化管理

1. 所有系统用户可从校园网首页“数字校园”栏目——“数字网上办公”处登录系统。初次使用的用户名为本人工号，密码为“0”。初次登录后应及时重设密码，并保管好本人账户信息，做到专人保管、专人专用。

2. 涉及各部门业务范围内的流程设置，应由专人负责，做到信息真实、流程完整、切实可行，要符合学校的规章制度，不得随意发起或删除。设置流程前应先向学校党政办公室备案，党政办公室审核符合相应要求并给予相应权限后方可设置流程。

3. 各单位应建立定时处理与不定时处理相结合的网上办公制度，指定专人负责本单位OA系统的公文及事务处理工作，确保急事急办、常规照办、信息畅通，做到在工作时间内经常性的登陆网上办公系统，且保证每天上午上下班、下午上下班至少各登陆一次OA系统，确保公文处理不贻误、无滞留。

4. 干部人事处于每月底向党政办公室提供当月学校新入职教职工的人员数据信息，用于系统人员数据的新增更新。

5. 教育信息化建设处于教职工离职后，及时清理系统离职人员数据信息。同时，做好系统维护及技术支持，妥善保管系统配置信息及服务器数据，及时备份数据资料，确保系统安全，并保持与正方公司的技术衔接与业务沟通。

6. 系统试用期间，除重要信息外，党政办公室将不再通过QQ群提醒各单位查收信息，并定期对系统应用情况进行指导、督查和通报。请各单位组织好本单位教职工的内部培训推广，努力适应现代化办公，尽快缩短过渡期。

特此通知

 

 

 

重庆人文科技学院党政办公室       

2019年4月2日