重庆人文科技学院

职能部门校内函件格式规范

 

一、公文拟制要求

凡内容属校内职能部门业务范围内的发文文稿，由该职能部门拟稿。各职能部门拟制公文应做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，适应学校发展的实际情况，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；

（三）文种正确，格式规范；

（四）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；

（五）各职能部门负责人应当主持、指导本单位公文的起草工作。

（六）各职能部门应指定专人负责发文处理工作。发文处理工作人员应加强学习，忠于职守，具备相关业务知识。

（七）凡以各职能部门名义拟文的校内函件，首页必须使用学校统一的套红文头（含纸质件），并清楚填写拟稿人、核稿人、标题、附件、主送、抄送等栏目（见附件1）。

（八）凡以各职能部门名义拟文的校内函件，由各职能部门负责人审核，再报分管校领导审签。涉及交叉部门的，需经交叉部门负责人会核，交叉部门分管领导会签后，再提交分管领导审签。如交叉部门及交叉部门分管领导意见不一致的，可提交主要领导审签。

（九）对审签后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并详细记载、核发、归档（含纸质件）。

二、发文代字规范

学校各职能部门校内发文代字一律为“函”字，格式如“党政办函〔2019〕X号”。学校规定的各职能部门校内函件代字按照《重庆人文科技学院党政办公室关于启用机关职能部门校内函件代字的通知》（重人科办〔2018〕100号）执行。

三、函件版式规范

（一）版面尺寸：标准A4型纸。

（二）发文机关标志：使用红色小标宋体字，字号36，字高18mm。发文机关名称后不加“文件”二字。联合行文时，只使用主办机关标志。发文机关标志上边缘距离上页边为30mm,居中排布。

（三）首页上下的红色双线：发文机关标志下4mm处印一条上粗下细的红色双线，距下页边20mm处印一条上细下粗的红色双线，线长均为170mm，居中排布。

（四）页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为37mm，下白边为35mm，订口（左白边）为28mm，右白边为26mm，版心尺寸为156mm×225mm。

（五）字体和字号：如无特殊说明，公文格式要素一般用3号仿宋_GB2312字体，数字和字母用Times New Roman。特定情况可以作适当调整。

（六）行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。当公文排版后所剩空白处不能容下发文单位（含印章）或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

操作路径参考：（1）文件—页面设置—页边距：上37mm，下35mm，左28mm，右26mm；（2）正文格式—段落—行距：固定值30磅。

（七）文字颜色：如无特殊说明，除发文机关标志、版头中的分隔线为红色外，其余要素均为黑色。

（八）标点：一般采用规范中文半角标点，注意符合中文排版规范。

四、标题规范

标题由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

五、正文结构规范

（一）正文结构有4个层次

分别是“一、”“（一）”“1．”“（1）”，第3层“1.”后面是小圆点而不是顿号。

（二）正文结构层次的字体字号

1.“一、”（第1层，黑体，3号）

2.“（一）”（第2层，楷体_GB2312，3号）

3.“1.”“（1）”（第3、4层，仿宋_GB2312，3号）

六、附件标注规范

（一）“附件：”在正文下空一行左空二字编排，后标全角冒号和附件名称。

（二）附件名称后不加标点符号。

（三）若有多个附件，使用阿拉伯数字(如：1.***)标注附件顺序号。

（四）附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

（五）附件应当另页编排，“附件”二字及序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心的第三行，格式要求同公文标题；附件的正文格式要求同正文。

七、署名、成文日期及印章规范

成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。成文日期中的数字用阿拉伯数字，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互补相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

八、页码及版记规范

（一）页码：一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在部门文件版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。首页不显示页码，从第2页开始标注页码，序号从“2”开始（标注为“— 2 —”）。部门文件的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

（二）版记：如需印制，可在最后一面版心内最下方标注版记。函件版记一般不加印发机关、印发日期及分割线。只有抄送机关的，抄送机关上下不加分割线。

九、归档规范

公文办理完毕后，应按照公文定稿、发文笺、送审稿的顺序整理装订。装订时必须采用印有“不锈钢”字样的订书钉进行装订。电子文件随同纸质文件一并立卷。公文立卷应进行分类、整理、立卷，以便于查找和利用。

各职能部门应当建立健全本单位公文管理及文书档案制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。各职能部门应及时清点、整理、登记本部门所发各类公文及重要文书，并于次年6月前将前一年文书档案移交学校党政办公室综合档案室。部门及个人不得私自保存应归档的公文、重要文稿等档案材料。

 

附件：1. 重庆人文科技学院（部门名称）发文笺

2. 职能部门校内函件模板

 

 

 

 

重庆人文科技学院（部门名称）发文笺

 

 

 

 

XX函〔2019〕  号

（空一行）

重庆人文科技学院（部门名称）

关于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX的通知

（空一行）

主送单位：

（正文）ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。

（空一行）

附件：1．ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ

2．ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ

 

 

（单一发文时）

                              党政办公室      

     （成文日期右空4字）2019年1月15日       

 

（联合发文时）

              教务处                 科研处

（成文日期右空4字）2019年1月15日       

 

 

(联系人：ＸＸＸ  联系电话：ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ)

附件1

 

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

 

（正文）ＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸＸ。