重庆人文科技学院党政办公室

关于规范学校各类会议记录与纪要的通知

 

重人科办发〔2021〕6号

 

各二级学院、各部门：

为进一步加强学校各类会议记录和纪要管理，增强各项会议材料的规范性，促进会议内容有案可查,会议记录真实完整，会议纪要清楚有效，会议决定贯彻落实，现将会议记录、纪要的有关规范通知如下：

会议记录和纪要均产生于会议，是会议过程的真实反映，各单位应按要求做好本单位会议记录和纪要，以便指导工作、有案可查。涉及学校某方面全局性工作的，应按学校档案规范要求按时归档。必要时，学校将把各单位形成的重要会议记录或纪要纳入有关督查和年度考核内容。

一、会议记录

1. 会议记录是会议讨论发言的实录，属于事务文书。会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档。

2. 完整的会议记录须具备的元素有会议名称、会议时间、会议地点、主持人、记录人、议题、参会人员等。可根据会议情况增加请假、列席等。

3. 会议记录贯穿会议全过程，记录时以议题为单元进行记录，但记录内容不得为议题式、条款式记录。而要原汁原味、如实记录参会人员的发言内容，包括议题汇报的总体情况、参会人员发表的意见以及最终总结性发言，确保记录的信息能够真实还原议题讨论全过程。

4. 会议中提及的相关人员姓名要写全名，必要时冠上所属单位名称；金额、人数、项目等数据要准确标注度量单位。

5. 会议记录应使用专门的笔记本，专本专用，按会议类别分别有序记录。记录要保留原始手写笔迹，会后妥善存放。议题材料、汇报材料须与记录一并保存。

二、纪要

1. 纪要是根据会议的主旨、议题、决议等内容对会议记录的整理、择要，用于记载会议主要情况和议定事项，是会议记录内容的集中、真实体现，属于法定公文。通常在会议结束后一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

2. 纪要应按规范格式载明会议时间、地点、主持人、参会人员、研究（讨论或审议）的议题、表决结果、达成的共识等。可根据会议情况增加请假、列席等。

3. 纪要应真实准确地反映会议的实际情况，不得妄加评价或拔高、升华会议的主要精神，不得添加未议定的事项。

4. 纪要是依据会议情况综合而成的，不得把会议的所有内容原原本本地纳入纪要。要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调，围绕会议主旨及主要内容来整理、提炼和概括。

5. 纪要一般采用第三人称写法，反映参会人员的集体意志，常以“会议”作为表述主体，通常表述为“会议认为……”“会议指出……”“会议决定……”“会议要求……”“会议号召……”等内容。

特此通知

 

附件：1. XX会议记录参考模板

2. XX会议纪要参考模板

 

 

 

重庆人文科技学院党政办公室       

2021年3月30日       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

 

XXXXXX会议记录

（参考模板）

 

会议名称：XX学院党政联席会议（2021年第3次）

会议时间：2021年3月15日下午14:30 

会议地点：XX学院会议室

主持人：（职务+姓名）

记录人：XX

参会人员：XX、XX……（写全名）

研究内容：1. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ；

          2. XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；

          3. ……。

会议记录：

一、审议XXXXXXXXXXXXXX方案。

XX汇报：……。（简要介绍议题背景、原因，调研情况，建议方案）

XX1：（发表的意见，简要记录关键点）

XX2：（发表的意见，简要记录关键点）

“一致通过，无异议”或“原则通过”或“暂不通过”或“暂缓，下次再议”等等。

二、讨论XXXXXXXXXX事宜。

……

三、通报XXXXXXXXXX情况。

……

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件2

 

XXXXXXXXXXXXX会议纪要

（参考模板）

 

2021年3月15日下午14:30，学院在XX会议室召开XXXXXX会，会议由XXXX主持。现将会议内容纪要如下：

一、会议审议了……方案。会议听取了XX关于……的情况汇报。会议决定，……。

二、会议通报了……情况。会议听取了XX关于……的情况汇报。会议要求，……。

三、会议讨论了……事宜。会议听取了XX关于……的情况汇报。会议决定，……。

……

 

出席：学院领导XX、XX……。

请假：学院领导XX……。

列席：XXX，XXX，……。